Créer une collection

Au sein d’un espace institutionnel, il est possible de créer des collections pour des collectifs (exemple : projet, structure, thématique etc...). Les modalités de création de collections sont définies par les administrateurs désignés par chaque établissement. Le créateur d’une collection en est par défaut l’administrateur.

Conseil : créer une collection identique (avec les mêmes paramétrages) dans le bac à sable  afin de permettre à la communauté d'utilisateurs de cette collection de se familiariser avec les fonctionnalités.  Attention, le bac à sable étant un environnement de test, son contenu peut être supprimé.

Remarque : pour la création d’un espace institutionnel, télécharger le formulaire en ligne . La description de l’espace se fera en partenariat avec le Centre de ressources entrepôt catalogue Recherche Data Gouv.

Pour créer une collection, se rendre dans la collection parente. Si vous avez les autorisations, le bouton Ajouter des données > Nouvelle collection est présent. Dans le cas contraire, contactez l’administrateur de la collection parente, via le bouton Contact. 

• Collection hôte : vérifier et, si besoin, modifier la collection parente (celle qui contiendra votre collection)
• Nom de la collection (obligatoire) : il s’agit du nom de la collection : nom du laboratoire, du projet, du département, etc. Cette information pourra être modifiée, mais il est conseillé de limiter les changements de nom d’une collection une fois celle-ci publiée.
• Affiliation : lister la ou les affiliation(s) associées à cette collection en les séparant par une virgule. Cas d’une UMR, d’un projet : lister les tutelles. Exemple : Univ Montpellier, CIRAD, CNRS, INRAE, IRD.
• Identifiant (obligatoire) : ce champ détermine l’adresse URL de la collection, il doit être court et suivre les pratiques recommandées pour les URL (éviter les accents, les majuscules et les caractères spéciaux, utiliser le trait d’union plutôt que le souligné pour séparer les mots).
• Catégorie (obligatoire) :
  
• Courriel (obligatoire) : il s’agit du courriel de la personne ou des personnes à contacter pour cette collection. En cliquant sur le bouton +, il est possible d’ajouter les courriels pour chaque personne contact.
• Langue des métadonnées du jeu de données : possibilité de choisir la langue par défaut des métadonnées.
  
• Description : recommandée afin de décrire l’objet et/ou le périmètre de la collection. La description, affichée sur la page d’accueil de la collection, peut être mise en forme et contenir des liens hypertextes avec l’utilisation de balises HTML. Le nom de l’acronyme du projet ou de la structure peut être développé dans la description.
  Conseil : proposer une description en anglais et une en français (séparées par exemple par une balise de retour à la ligne <br>).
• Champs de métadonnées : sélectionner les blocs et les champs de métadonnées qui seront proposés lors du dépôt d’un jeu de données et pour la création de modèles. On peut :
  • soit utiliser les mêmes blocs et champs de métadonnées que la collection parente :
    
  • soit sélectionner des blocs et champs de métadonnées particuliers en cochant ou décochant des blocs pour les activer :
    
  • Le bloc « Métadonnées générales » est obligatoirement coché car il contient les informations indispensables au référencement d’un jeu de données.
  • Dans chaque bloc, on peut masquer et/ou rendre obligatoires certaines métadonnées présentes dans les blocs (en plus de celles exigées par l’entrepôt Recherche Data Gouv) :
    
     
• Parcourir/Rechercher par facettes : définir les facettes (filtres) à afficher sur la page d’accueil de cette collection (sur la gauche).
  • soit utiliser celles de la collection parente :
    
  • soit sélectionner des facettes particulières en utilisant les flèches pour faire passer les métadonnées de la colonne de gauche à la colonne des facettes sélectionnées :
    

Une fois toutes les informations saisies, cliquer sur Créer une collection.

La collection a alors le statut « Non publiée ». Vous pouvez la Publier immédiatement ou au plus tard au moment de la publication du premier jeu de données.